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立ったまま15分の進捗会議 「スタンドアップ・ミーティング」の効果
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フリーランスになる以前、まだ会社員だったころは、毎日の半分以上がミーティングで占められているといっても過言ではありませんでした。設定した目的に対して明確な結論にたどり着く会議ならいいのです。でも、それをいくら心掛けていても、話の内容がそれてしまったり、特定の問題にフォーカスがいってしまって参加者の多くが蚊帳の外といった光景が珍しくなかったと記憶しています。

アメリカの職場では、「Stand-up meeting(スタンドアップ・ミーティング)」と呼ばれるミーティングの存在が広く認識されています。そのまま直訳すると、「立ったまま行うミーティング」です。毎日行う5分~15分ほどのチームミーティングで、その目的は明確です。基本的には、参加者が以下の3つの質問に答えること。

  1. What did I accomplish yesterday? (昨日何を達成したか)
  2. What will I do today? (今日何をするか)
  3. What obstacles are impeding my progress? (進捗を妨げている問題は何か)

毎日決まった時刻に、決まった時間内に実施して、スピーディーに進捗報告だけを行う。決してディスカッションの場ではなく、主たる目的は各自の進捗報告と、その進捗を妨げる課題を特定することにあります。15分の間にボトルネックを特定するところまでを行い、その解決は関係者がそれぞれ別の場や時間を設けて行うのです。

スタンドアップ・ミーティングが機能するためには、いくつかの条件があります。まずは、毎日決まった時間に行うこと。その都度時間を決めたり、参加者のスケジュールを確認するのではなく、日々のスケジュールにデフォルトで入れておく。また、多くのプロジェクトには、プロジェクトの成功にコミットしている「当事者」と、何かしらの形で関与する「関係者」がいますが、ミーティングに参加するのは当事者のみとすること。最後に、ミーティングの所要時間は5分~15分内に短くおさめることです。PCやスマホの持ち込みもNGで、スタンドアップ・ミーティングの短い時間内はあくまでその場に集中することが求められます。

もちろんミーティングは立ったまま行います。多くの会議室には、椅子があって当たり前。でも、スタンドアップ・ミーティング用に高いテーブルだけの専用スペースを用意する会社も少なくありません。最近は、就労時間中、仕事をずっと立ったまま行うような人も出てきたようです。確かに座った方がリラックスできますが、それによって集中力が途切れてしまったり、ダラダラしてしまうことも。立ったままの方が気が引き締まり、ミーティングを効率的に行うことができるのです。

ビジネスアナリストのコミュニティーに向けて発信される「Business Analyst Times」の記事には、スタンドアップ・ミーティングの効果についてこのようにあります。

“From an adoption perspective, the resistance to using stand-ups is low. From a value perspective, teams quickly see the how the stand-up identifies risks and issues early. The stand-up gives them more time to react and still hit their goals.”

「スタンドアップ・ミーティングを導入することへの抵抗は低い。導入すれば、リスクや課題を迅速に特定できるという価値にチームは気が付く。このミーティングが、課題へのより良い対処や、目的達成を後押ししてくれる」

当事者だけを集めて、各自が進捗報告を行うことで責任感が増し、プロジェクトのスピードや効率は向上します。課題を早期発見し、プロジェクト進行を効率化させるスタンドアップ・ミーティング。皆さんもさっそく実践してみませんか。

[ 執筆 ]三橋 ゆか里

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